Програмите за пораки или апликациите за разговор може да изгледаат како лесен и брз начин за размена на податоци меѓу колегите во компанијата, без разлика дали тие работат од дома или од канцеларија. Сепак, иако на пазарот има голем број различни програми кои се наменети за деловна комуникација, често се користат неформални канали или програми.
Користењето на какви било програми за пораки и разговори се покажа како многу опасно затоа што вработените имаат тенденција да разменуваат податоци што се многу чувствителни на ваквите несигурни канали на комуникација. Токму тоа го покажа истражувањето на глобалната компанија за заштита на податоците, Veritas Technologies. Имено, дури 71 процент од вработените ширум светот – вклучително и 68 проценти од оние во Соединетите американски држави – признаа дека споделуваат деловни чувствителни информации.
Компаниите во кои работат овие лица можат да се соочат со големи казни ако регулаторните агенции побараат писмена евиденција за одделни трансакции и договори поврзани со деловното работење. Чувствителните податоци што ги споделуваат вработените преку гореспоменатите канали вклучуваат информации за клиентите на компанијата, детали за човечки ресурси, деловните планови, договори, нарачки, испораки, па дури и резултати од тестовите за COVID-19 .
Времето поминато со употреба на алатки како што се Zoom и Microsoft Teams е зголемено за 13 проценти од почетокот на пандемијата, што значи дека вработените, во просек, поминуваат два и пол часа дневно користејќи ги овие апликации, а 27 проценти од вработените трошат повеќе од половина од работната недела користејќи ги овие алатки. Значителен износ на деловни активности денес се водат рутински на овие канали и вработените склучуваат обврзувачки договори за нив. Интересно, и покрај критиките од претпоставените, вработените имаат тенденција да продолжат да споделуваат чувствителни податоци преку неформални канали.
За да се спречи пренос на податоци надвор од компанијата, треба да се креира политика што го регулира споделувањето на податоците. Покрај тоа, вработените треба да бидат едуцирани за политиките за споделување на податоци, како и за алатките што се користат за да се спречи случајно кршење на прифатените политики.
